Elektronische Rechnungsstellung = Geld sparen + Mitarbeiter entlasten!

Durch optimierte Prozessabwicklung und den Wegfall der manuellen Datenerfassung werden nicht nur die Mitarbeiter im Rechnungswesen entlastet, es fallen auch die Kosten für Papier, Porto und Druck weg. Wir zeigen Ihnen, wie auch Sie dieses Einsparungspotenzial für Ihr Unternehmen nutzbar machen können.

Einsparungspotenzial Nr.1: Sachkosten

Die Sachkosten betragen 55 Cent für das Porto. Dazu kommen noch die Kosten für das Papier, das Kuvert, den Drucker, die Tinte bzw. den Toner etc.

Tatsächlich ist der gesamte Aufwand noch wesentlich höher,  denn neben dem Rechnungsdruck fallen einerseits Kuvertieren und zur Post bringen an, andererseits Kuvert öffnen, Rechnung verteilen,  formale und fachliche Rechnungsprüfung etc. etc. ..Wir zeigen Ihnen, welche Kosten Sie hier einsparen können.

Einsparungspotenzial Nr. 2: Prozessabwicklung

Durch optimierte Prozesse werden die Vorbereitung, die Weiter- bzw. Nachbearbeitung sowie die Archivierung von Rechnungen vereinfacht. Die Vernichtung elektronischer Verfügbarkeit beim Rechnungssteller durch den Rechnungsdruck und die Wiederherstellung der elektronischen Verfügbarkeit beim Rechnungsempfänger durch manuelles Erfassen oder Scannen und damit verbundener Fehlerquellen entfallen.

Grundlagen und Formate

Der elektronische Versand kostet (fast) nichts. Seit Dezember 2003 können Rechnungen elektronisch gelegt werden (Vgl. -> Verordnung und Ust Richtlinien). Viele Unternehmen nutzen dies bereits und versenden Rechnungen per E-Mail. Wichtig dabei ist die digitale Signatur, denn nur digital signierte Rechnungen berechtigen zum Vorsteuerabzug.

Die beiden gängigsten Datenformate für elektronische Rechnungen sind PDF und XML. Eine Gegenüberstellung der jeweiligen Vor- und Nachteile finden Sie in unserer Nachlese.

Schritt für Schritt

Zertifikat besorgen, Signatursoftware installieren, los geht ´s. Spass beiseite. Setzen Sie den ersten Schritt mit unserem Workshop "e-Rechnung" und senden Sie uns eine E-Mail zur Abklärung Ihrer spezifischen Anforderungen.