Die elektronische Rechnungsstellung bleibt Ihnen nicht erspart!

Immer mehr Unternehmen steigen auf die elektronische Rechnungsstellung um. Es beginnt sich nämlich herumzusprechen, dass mit dem Wegfall der manuellen Datenerfassung eine gewaltige Entlastung der Mitarbeiter im Rechnungswesen einhergeht. Zusätzlich fallen die Kosten für Papier, Porto und Druck weg.

Das Porto beträgt 55 Cent. Wo sind die Kosten?

Sie können das natürlich so sehen. Wahrscheinlich bezahlen Sie als Rechnungssteller weder für das Papier, das Kuvert, den Drucker, die Tinte bzw den Toner etc irgend etwas. Erstaunlich....

Ihre Kunden legen die Rechnung in die Schuhschachtel und vergessen sie dort. Glaubhaft ist das nicht, denn spätestens bei der Steuererklärung müssen die Zahlen in irgendeiner Form verarbeitet werden.

Papierrechnungen kosten bis zu 10 EUR!

Zählt man nach, kommen 2-3 EUR auf die Rechnungsstellung und 5-7 EUR auf die Eingangsrechnungsverarbeitung. Das erklärt sich damit, dass bei der Rechnungsstellung neben dem Rechnungsdruck auch die Arbeit für das Kuvertieren (auch eine Poststrasse kostet ...) und zur Post bringen anfällt (Vernichtung elektronischer Verfügbarkeit). Beim Rechnungsempfänger muss das Kuvert geöffnet werden, die Rechnung formal geprüft werden, fachlich geprüft und freigegeben werden und schliesslich im Detail erfasst und gebucht werden (Wiederherstellung elektronischer Verfügbarkeit).

Der elektronische Versand kostet (fast) nichts

Seit Dezember 2003 können Rechnungen elektronisch gelegt werden (Vgl. -> Verordnung und Ust Richtlinien). Viele Unternehmen nutzen dies bereits und versenden Rechnungen per E-Mail im Format PDF oder XML. Wichtig dabei ist die digitale Signatur, denn nur digital signierte Rechnungen berechtigen zum Vorsteuerabzug.

Gängige Datenformate

Die nachfolgende Tabelle stellt die beiden gängigsten Datenformate gegenüber. Auf EDIFACT wurde bewusst verzichtet, da für diese Art der Rechnungsstellung eine der beiden anderen Methoden für die Sammelrechnungen angewendet werden kann.