Elektronische Rechnung - Flop oder Top?

Nach einer enthusiastischen Ankündigung im April 2007 ist es um die geplanten Änderungen betreffend die elektronische Rechnungsstellung sehr still geworden. Einzig die Begutachtungsphase für die Änderungen im Signaturgesetz ist abgeschlossen. Verunsicherung macht sich breit.

Viele Unternehmen, die noch zu Beginn des Jahres eine Einführung der elektronischen Rechnungsstellung überlegt haben, haben dieses Vorhaben auf Eis gelegt. Die Verunsicherung ist groß. Nach den Plänen der WKO soll es für PDF eine Verschärfung betreffend die digitale Signatur geben, für XML und EDIFAKT (das ist neu) soll die Signatur überhaupt wegfallen. Ebenso wird der Wegfall der Sammelrechnung bei EDIFAKT angestrebt. Zusätzlich soll die Möglichkeit der Übermittlung der Rechnungen über FinanzOnline geschaffen werden.

Seitens des BMF gibt man sich bedeckt. Es wurde zwar laut WKO im BMF eine Arbeitsgruppe aus Juristen und IT Spezialisten gebildet, ein Ergebnis gibt es bisher nicht.

Was bedeutet es, wenn die Verwendung einer qualifizierten Signatur vorgeschrieben wird?

Derzeit ist es ausreichend eine elektronisch übermittelte Rechnung mit einer sogenannten fortgeschrittenen Signatur zu versehen.

In der Papier basierten Abwicklung gibt es bei Massenrechnungsläufen schon seit langem automatisierte Poststrassen, bei denen am Beginn ein Datensatz steht und am Ende die fertig kuvertierte und frankierte Rechnung, nach Postleitzahlen etc sortiert und versandfertig.

Bei Verwendung einer qualifizierten Signatur für die elektronische Rechnungsstellung ist die Signatur mehrerer Rechnungen in einem Vorgang - gemäß derzeitiger Gesetzeslage - nur mittels Stapelsignatur möglich. Das bedeutet, dass die Rechnungen VOR Erstellung der Signatur vorliegen müssen, die Anzahl bekannt ist und die Rechnungen eingesehen werden können. Genau für diese Rechnungen kann dann der Signaturvorgang einmalig über PIN, Kartenleser und Smart Card ausgelöst werden. Damit ist ein vollautomatischer Ablauf wie in einer Poststrasse nicht möglich.

Im Unterschied zur Stapelsignatur ermöglicht der Einsatz einer fortgeschrittenen Signatur die vollautomatische Abwicklung, so wie bei einer Poststrasse. Die Freischaltung der Signatureinrichtung erfolgt unabhängig vom Vorliegen der zu signierenden Rechnungen im voraus und ermöglich daher eine Massenabfertigung mittels Batchlauf.

Nach derzeitiger Gesetzeslage ist der Einsatz fortgeschrittener Signaturen für die elektronische Rechnungsstellung möglich.

Was macht den Unterschied zwischen den Datenformaten aus?

Ein wesentlicher Faktor bei der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung ist die Kostenersparnis. Dazu gab es eine Reihe von Untersuchungen, auf die hier nicht näher eingegangen wird. Faktum ist, dass beim elektronischen Rechnungsversand vorallem Papier-, Porto- und Handling-Kosten gespart werden.

Bei Verwendung von weiterverarbeitbaren Formaten wie XML und EDIFAKT (WKO Terminus: Strukturierte Formate) ergeben sich auf der Rechnungseingangsseite zusätzliche Einsparungs- und Entlastungsmöglichkeiten, da hier die fehleranfällige und personalintensive Detaildatenerfassung und Bestellzuordnung wegfällt bzw wesentlich minimiert wird. Allerdings spielt hier auch der menschliche Faktor eine nicht unerhebliche Rolle, da in vielen Buchhaltungen das Handling elektronischer Rechnungen Neuland darstellt und Unsicherheiten verursacht. Hier sind die Unternehmens- und Steuerberater gefordert.

Das Format PDF ist bildhaft und auf den Druck ausgerichtet. Es enthält daher normalerweise keine Informationen über den Inhalt. Daraus folgt, dass diese Form der elektronischen Rechnung manuell erfasst und bearbeitet werden muss. Bei Einhaltung des PDF Standards kann die digitale Signatur manuell direkt mit dem Acrobat Reader geprüft werden. Für Massenverarbeitung ist geeignete Zusatzsoftware erforderlich. Am Markt werden auch sogenannte 'Container' Lösungen angeboten. Hier werden zusätzlich zur bildhaften Darstellung XML Daten in das PDF Dokument eingebettet. Das bringt allerdings den Nachteil mit sich, dass der Empfänger eigentlich überprüfen muss, ob das was angezeigt wird auch mit den verarbeiteten Inhalten übereinstimmt. Insgesamt kann hier bestenfalls der Wegfall des Einscannens einer Papierrechnung eingespart werden.

Das Format XML enthält zusätzlich zu den Nutzdaten Informationen über deren Bedeutung. Damit können die Nutzdaten sehr leicht weiterverarbeitet werden. Für die bildhafte Darstellung können sogenannte Stylesheets verwendet werden und im Web-Browser wie eine Web-Seite angezeigt werden. Für die Signaturprüfung werden zwar in jedem Fall Zusatzprogramme benötigt, allerdings können aus der XML Rechnung direkt Buchungszeilen erzeugt werden und damit das maximale Einsparungspotenzial ausgenützt werden. (Siehe auch www.ebInterface.at)

Es sollte den Unternehmen und dem Markt überlassen werden, was sich durchsetzt.

Sind unterschiedliche Signaturqualitäten für verschiedene Datenformate sinnvoll?

Es wird derzeit diskutiert, PDF Rechnungen nur mit qualifizierter Signatur und strukturierte Formate (XML und EDIFAKT) auch mit fortgeschrittener Signatur zum Vorsteuerabzug zu berechtigen.

Der Zweck der digitalen Signatur für die elektronische Rechnungsstellung ist der Beweis für die Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit des Inhaltes. Das ist aber unabhängig von den signierten Daten. Wenn nun unterschiedliche Signatur Qualitäten für verschiedene Datenformate diskutiert werden, hat das andere Gründe.

Portallösung oder E-Mail ?

Diese Frage stellt sich so nicht mehr. Es hat sich vielmehr ein Nebeneinander in differenzierten Branchen und Märkten herausgebildet. Wo sich die Märkte überschneiden, kommt es naturgemäß zu Überlappungen der Technik. Diese können aber meist einfach und rasch gelöst werden. Es darf nicht dazu kommen, dass Sachbearbeiter mehrere E-Mail Konten und Portale womöglich täglich nach neuen Rechnungen durchsuchen müssen.

Anhand von Checklisten und Mengengerüsten lässt sich rasch ermitteln, welche Lösung für das jeweilige Unternehmen die beste Variante darstellt. (Siehe dazu unser Beratungsangebot)

Das Thema Archivierung

Wo sollen die elektronischen Rechnungen archiviert werden? Soll mit oder ohne Prüfbericht, in einem Verzeichnis am Server, beim Portalanbieter oder in einem Dokumenten Management System archiviert werden? Der Gesetzgeber lässt dies bisher offen, ermöglicht aber grundsätzlich die Archivierung sowohl im Haus als auch beim Outsourcer, wesentlich ist die Möglichkeit zur Vorlage innerhalb angemessener Frist.

Auch bei der Archivierung stellt sich die Frage nach dem Datenformat. Für PDF gibt es den archivfähigen PDF/A Standard (ISO 19005-1:2005, siehe dazu PDF/A in Wikipedia). Wesentlichste Merkmale des Standards sind neben der Möglichkeit zur Langzeitarchvierung auch Beschränkungen hinsichtlich der Verfälschung der Darstellung.

Bei XML ist das grundsätzlich kein Problem, da XML ein reines Textformat ist und mit jedem Texteditor betrachtet werden kann. Damit ist auch die Langzeitarchivierung problemlos möglich. zu beachten ist, dass die für die bildhafte Darstellbarkeit erforderlichen Stylesheets und vor allem deren Unterstützung in den unterschiedlichen Webbrowsern einer laufenden Weiterentwicklung unterliegen und damit nachgeführt werden müssen.

Wir helfen Ihnen Kosten einzusparen!

Die elektronische Rechnungsstellung ist eine weitere Möglichkeit die unternehmensübergreifenden Prozesse zu optimieren und Kosten einzusparen. Trotz der Diskussionen Rund um Datenformate und Signaturstrenge ist es Wert, sich mit diesem Thema zu befassen.

Nutzen Sie unser Beratungsangebot oder senden Sie uns ein E-Mail: BPC @ bogad (dot) at